Dobry hotel na konferencje pod Warszawą to prawdziwy skarb, zwłaszcza jeśli cena i jakość obsługi klienta pozostają w rozsądnych relacjach. W dzisiejszym artykule zastanowimy się, czy rzeczywiście aż tak trudno znaleźć dobre miejsce na konferencję pod Warszawą i przyjrzymy się najczęściej popełnianym błędom początkujących organizatorów eventów biznesowych w zakresie wyboru lokalizacji dla swoich eventów.
Jeśli planujesz organizację swojej pierwszej konferencji lub zwyczajnie nie miałeś dotychczas szczęścia do hoteli z salami konferencyjnymi pod Warszawą, ten artykuł jest dla Ciebie.
Sale konferencyjne pod Warszawą – czy wiesz, czego szukasz?
W praktyce pod Warszawą mieszczą się dziesiątki większych i mniejszych sal konferencyjnych oraz sal bankietowych, które z powodzeniem można zaadoptować na potrzeby organizacji konferencji. Dlaczego więc znalezienie tej właściwej jest tak trudne? Głównie dlatego, że organizując konferencję nie zawsze wiemy, czego potrzebujemy… Mamy pojęcie na temat liczby potencjalnych uczestników eventu, ale najczęściej żadnego co do wrażenia, jakie chcemy na nich wywrzeć. To prowadzi do bezrefleksyjnego wyboru hoteli i sal, które nie zawsze odpowiadają specyfice reprezentowanej branży lub charakterowi organizowanej imprezy.
Decydując się na dany hotel na konferencję upewnijmy się, że wystrój sali konferencyjnej jest zgodny z naszymi potrzebami oraz potencjalnymi oczekiwaniami zaproszonych gości. Co to oznacza? Firma reprezentująca branżę związaną z nowoczesnymi technologiami powinna zadbać o to, żeby wnętrze sali konferencyjnej było jak najbardziej funkcjonalne i urządzone w minimalistycznym stylu. Firma kierująca swoje produkty lub usługi do dojrzałego odbiorcy może postawić na klasycystyczne wnętrza. Bardzo często zarówno jedne, jak i drugie możemy znaleźć w obrębie jednego hotelu. Wystarczy, że rezerwując salę konferencyjną jasno określimy nasze potrzeby oraz oczekiwania względem wynajmowanej przestrzeni. Nie bez znaczenia pozostaje również układ sali, który powinien być dostosowany do specyfiki eventu.
Podczas konferencji najczęściej stawiamy na tzw. ustawienie teatralne, w którym krzesła ustawione są w rzędach i zwrócone w kierunku zaaranżowanej sceny. Wówczas uwaga uczestników eventu skupia się na prelegencie. Jeśli natomiast zależy nam na tym, żeby uczestnicy wydarzenia mieli warunki do współpracy w grupach, np. podczas szkolenia warto pomyśleć o wzbogaceniu układu sali stołami. Stoły najlepiej w tym przypadku zaaranżować w tzw. ustawieniu bankietowym.
Co może zaoferować hotel na konferencje?
Ogromną zaletą organizowania eventów w hotelach pod Warszawą jest możliwość połączenia merytorycznej części wydarzenia z imprezą integracyjną lub wypoczynkiem. Dodatkowym atutem hotelu, poza dostępnością pokoi, jest własna kuchnia, dzięki czemu obok standardowych przerw kawowych ze słodkim poczęstunkiem możemy zaoferować uczestnikom konferencji bądź szkolenia pełnowartościowy lunch. W przypadku sali z układem teatralnym lunch najlepiej zamówić do jadalni, w sytuacji, kiedy w sali znajdują się stoły warto zapytać managera o możliwość podania lunchu bezpośrednio w sali konferencyjnej. Ten drugi sposób pozwoli nam uniknąć niepotrzebnego zamieszania wynikającego z konieczności relokacji wszystkich uczestników eventu na czas posiłku.
